Je opent een tweede vestiging en voor je het weet heb je twee telefoonnummers, twee voicemails en twee keer de kans dat een klant de verkeerde locatie belt. Een telefoonnummer voor meerdere vestigingen haalt die rommel weg: één ingang voor de klant, slimme verdeling erachter. In deze blog lees je welke soort nummer past bij jouw situatie en hoe je de gesprekken netjes over je locaties verdeelt.

Veel leesplezier!

Waarom losse nummers je groei in de weg zitten

Groeien is leuk. Elke nieuwe locatie een eigen nummer geven is dat niet. Je klant moet gaan zoeken welk nummer hij nodig heeft, en kiest bij twijfel gewoon het eerste dat hij vindt.

Dat kost je aan beide kanten tijd. Je collega in Utrecht neemt op voor een vraag over de vestiging in Breda, verwijst door, en de klant belt opnieuw. Bij de derde poging hangt hij op.

Daar komt nog wat bij. Elk los nummer moet je apart onderhouden op je website, in je e-mailondertekening, op je bedrijfsauto's en in Google. Sluit je een vestiging of verhuis je, dan mag je alles nalopen.

Een telefoonnummer voor meerdere vestigingen: welke soort kies je?

Er zijn drie routes die in de praktijk goed werken. Welke past, hangt af van hoe je bedrijf eruitziet.

• Een nationaal nummer als hoofdnummer. Een 085- of 088-nummer is niet aan een regio gebonden, dus het werkt even goed voor Groningen als voor Maastricht. Lees hoe dat werkt op onze pagina over het nationaal nummer.
• Je bestaande regionale nummer als centrale ingang. Heb je één duidelijke thuisbasis en zijn de andere locaties kleiner? Dan houd je het nummer waar je klanten al aan gewend zijn, en hang je de rest eraan.
• Een doorverbindnummer per vestiging achter het hoofdnummer. Zo bereikt een klant die precies weet waar hij moet zijn de juiste locatie meteen. Bekijk wat een doorverbindnummer voor je kan doen.

Twijfel je tussen 085 en 088? Dat verschil zit vooral in de omvang. Een 085-nummer neem je per stuk af, terwijl 088-nummers in blokken van minimaal honderd nummers worden uitgegeven en je die via de ACM aanvraagt. Op Ondernemersplein van de Rijksoverheid staat precies hoe die aanvraag verloopt. Voor de meeste mkb'ers met een handvol vestigingen is één 085-nummer ruim voldoende.

Zo verdeel je de gesprekken over je locaties

Eén nummer betekent niet dat iedereen alles opneemt. De verdeling gebeurt achter de schermen, en die stel je zelf in. Dit zijn de onderdelen die je daarvoor gebruikt:

• Keuzemenu. "Kies 1 voor Utrecht, 2 voor Breda." Simpel, en je klant is in twee seconden op de juiste plek. Houd het bij maximaal vier keuzes.
• Belteams per vestiging. Elke locatie krijgt zijn eigen groep toestellen of mobiele nummers. Wie er die dag is, staat op beschikbaar.
• Gespreksverdeling. Kies per team of gesprekken roulerend gaan, naar de collega die het langst wacht, of dat alle toestellen tegelijk rinkelen.
• Wachtrij met muziek en positiemelding. Even druk? Dan weet je klant dat hij derde in de rij staat in plaats van dat hij in het niets hangt.
• Openingstijden per locatie. Sluit de ene vestiging op zaterdag en de andere niet, dan stuurt de agenda de gesprekken automatisch de goede kant op.
• Bericht buiten openingstijden met voicemail naar e-mail. Geen gemiste kans, want de vraag ligt de volgende ochtend in je inbox.

Al deze onderdelen vind je terug in ons overzicht van functies. Keuzemenu, wachtrij, openingstijden en belteams zitten in het MKB Pakket, dus je hoeft niets los bij te bouwen.

In vijf stappen live

1. Zet op papier welke vragen bij welke vestiging horen. Dit is het echte werk; de techniek volgt daarna.
2. Kies je hoofdnummer: een nieuw nationaal nummer of het regionale nummer dat je al gebruikt.
3. Maak per vestiging een belteam aan en zet de juiste collega's erin.
4. Bouw het keuzemenu, vul de openingstijden in en spreek het welkomstbericht in.
5. Bel je eigen nummer. Test elke keuze, ook die buiten openingstijden, en pas de teksten aan waar het schuurt.

Zet daarna in één keer alle plekken recht waar je oude nummers nog staan: website, Google-profiel per vestiging, facturen, ondertekeningen en je bedrijfswagens.

En je bestaande nummers dan?

Die hoef je niet weg te gooien. Je oude regionale nummers blijven gewoon bestaan en komen binnen op hetzelfde systeem, zodat klanten die het nog kennen niet in de kou staan. Wil je ze meenemen van je huidige provider? Dat regel je met nummerbehoud.

Werken je collega's veel in Teams? Dan laat je de gesprekken van het hoofdnummer daar landen, zonder extra hardware. Hoe dat werkt, lees je bij bellen met Teams.

Klaar voor het najaar

September is het moment waarop de telefoon weer aangaat. Regel je vestigingen nu achter één nummer, dan begint het drukke seizoen met rust in plaats van met doorverwijzen.

Bekijk het MKB Pakket en stel je nummer vandaag in. Eerst meer weten over welk nummer bij je past? Neem een kijkje bij de soorten telefoonnummers en kies op je gemak. Veel succes met opschalen!